Cómo sobrevivir a la crisis en tiempos del COVID-19 en Restaurantes, Bares, Pubs & Cafés

No cabe duda que uno de los sectores económicos más afectados por la pandemia y las medidas de confinamiento o cuarentena, es el sector de restaurantes y bares. En Colombia, día a día recibimos la lamentable noticia de nuevos establecimientos que cierran sus puertas de manera definitiva, incluyendo reconocidas marcas o establecimientos emblemáticos.

Por ello, en apptaizer queremos apoyar al sector y en especial, a nuestros clientes, compartiendo una serie de recomendaciones que podrían contribuir a la supervivencia de sus negocios durante el periodo de cuarentena y en un próximo escenario de reapertura:

1) DIVERSIFICACIÓN DEL NEGOCIO:

Esta es una opción muy conveniente o necesaria a explorar, especialmente en el caso de los Bares & Pubs. Pero es importante aclarar que, cuando hablamos de diversificar el negocio, no nos referimos a hacer nuevas inversiones, sino de evaluar cómo aprovechar la capacidad instalada, infraestructura y/o recursos disponibles en el negocio para generar ingresos. Por ejemplo, un bar o pub, por lo general cuenta con una cocina y utensilios que podrían ser aprovechados para ofrecer a los clientes los platos tradicionales y nuevas opciones en la modalidad de take out o domicilios lo que les permitiría reactivar sus operaciones, generar ingresos y reducir las pérdidas económicas derivadas de la crisis. Si la especialidad del bar es la preparación de una gran variedad de cócteles, y sus mayores fortalezas son el talento y un gran público en redes sociales, pues aproveche esas fortalezas o recursos: organice y arme kits de preparación de cócteles para la venta, complemente con la invitación a un taller virtual o comparta un vídeo con las instrucciones para la preparación del cóctel y promueva través de sus redes sociales.

Para determinar cómo diversificar el negocio es necesario identificar las nuevas necesidades del consumidor o clientes y evaluar de qué manera, con la infraestructura y recursos disponibles actuales, su negocio puede satisfacer o cubrir esas nuevas necesidades. Recuerde, la prioridad es generar ingresos para lograr sobrevivir a la crisis aunque ello implique romper paradigmas, cambiar total o parcialmente su línea tradicional de negocio y/o servicio

2) OPTIMIZACION DE COSTOS:

Para sobrevivir a la crisis es indispensable mantener un control y seguimiento cerrado a los costos del negocio, identificar las oportunidades de mejora y trabajar en aquellas que tengan un mayor impacto en los costos totales y/o rentabilidad del negocio.

Aunque cada establecimiento tiene sus propias características y diferencias en sus estructuras de costos, existen aspectos que suelen ser comunes y que en la mayoría de los casos no se les brinda la debida atención, convirtiéndose en lo que se conoce como “costos ocultos”, ejemplo de ello son los costos de inventarios que además de lo obvio que es la inversión en compras de insumos y materias primas,  incluye además los costos asociados por almacenamiento, transporte y en ocasiones también incluye perdidas económicas por vencimiento y/o deterioro de productos.

Para optimizar los costos de inventarios en tiempos de crisis, se recomienda:

1.- Simplificar el Menú: reducir la variedad de la oferta de productos o platos, limitando el menú a los productos de mayor demanda y/o que impliquen ingredientes o materias primas comunes, eliminando de manera temporal (durante el periodo de contingencia) aquellos productos o platos que implican diferentes tipos de ingredientes o implican materias primas de muy alto costo. El objetivo es reducir la cantidad y/o diversidad de ingredientes pero manteniendo la oferta de los productos estrellas del negocio (es decir, los de mayor demanda). Esto sin duda impactara positivamente en las finanzas del negocio.

2.- Administrar y Controlar el Inventario: una vez que se ha simplificado el menú o la oferta de productos, toca enfocar la atención en la administración y control del inventario requerido para el nuevo esquema.  Las estadísticas de ventas de cada negocio (cantidad de platos y tipo de productos vendidos por día o por turno de trabajo) así como las estadísticas de compras diarias o semanales son una excelente fuente de información para definir y establecer niveles máximos y mínimos de inventario por tipo de insumo o materia prima. Este tipo de gestión y administración de inventarios garantiza la capacidad de satisfacer la demanda de sus clientes, permite optimizar los costos de inventario y minimizar las pérdidas por vencimiento, obsolescencia o deterioro de materias primas o insumos.

3.- Aplicar metodología FIFO: por sus siglas en inglés, el método FIFO significa: “primero en entrar, primero en salir”. Esta simple y básica regla en el manejo de inventarios puede minimizar los riesgos de pérdidas económicas por vencimiento o deterioro de los insumos y/o materias primas almacenadas.

Para conocer más sobre el manejo de inventarios:

https://blog.next-cloud.mx/2018/06/19/calculo-minimos-maximos-inventario/

https://reportedigital.com/negocios/gestion/stock/

https://rflcargo.com/sistema-fifo-en-la-gestion-de-inventarios-y-la-logistica/

3) RECUPERAR LA CONFIANZA DEL CONSUMIDOR:

Como lo hemos explicado en artículos anteriores, recuperar la confianza del consumidor requerirá un gran despliegue e inversión en protocolos de higiene y seguridad y, sobre todo, en una estrategia efectiva para comunicarlo a los clientes.

En tiempos del COVID-19, la confianza y disposición del consumidor para adquirir sus productos o servicios dependerá en cierta medida de su percepción sobre qué tan serio e importante es el tema de la prevención y la bioseguridad para su establecimiento. Entonces, el primer paso es establecer los protocolos de bioseguridad adecuados en las etapas críticas del proceso e implementarlos efectivamente; el siguiente paso es la comunicación y difusión masiva de los protocolos de prevención utilizando todos los medios posibles: redes sociales, whatsapp, páginas web de los negocios, etc., para ello, los vídeos cortos de los diferentes protocolos implementados resultan muy útiles y efectivos para aumentar la confianza y percepción de seguridad del consumidor.

Ejemplos de vídeos:

https://www.facebook.com/KFCperu/videos/3051103348303806/

https://www.facebook.com/cafeverdementa/videos/1058675371200462/?__so__=permalink&__rv__=related_videos

https://fr-fr.facebook.com/MacaroniGrillPR/videos/862148987620209/?__so__=permalink&__rv__=related_videos

4) VENDER SI, PERO INTELIGENTEMENTE:

Evidentemente no hay muchas probabilidades de supervivencia para un negocio sin ventas o generación de ingresos, por ello muchos establecimientos constantemente están promocionando sus productos con grandes descuentos o muy bajos precios a través de las redes sociales, servicio 24/7, entregas a domicilio (incondicionales), etc. Todas estas propuestas son válidas y muy convenientes siempre y cuando la venta resultante implique un margen de ganancia (aunque sea poco), lo que no puede pasar es que la venta resultante genere perdidas económicas a menos que sea una estrategia muy claramente definida por el negocio para alcanzar otro objetivo (por ejemplo, venta de productos con fecha cercana de vencimiento, en este caso, es preferible recuperar parte de la inversión que perderla toda).

Los descuentos o precios promocionales de productos deben diseñarse y ajustarse de tal modo que al menos se cubran todos los costos asociados a la preparación y entrega del producto, un error común y grave es calcular el costos de un producto considerando exclusivamente el costo de los insumos y materias primas, dejando por fuera otros costos asociados que incluso podrían tener mayor impacto en el costo total, tales como: mano de obra, material de empaque, costos de servicios (agua, energía, gas), arrendamiento, etc. Es cierto que no es tan fácil o sencillo trasladar ciertos costos del negocio de manera precisa al costo de cada producto pero se pueden hacer estimaciones para diseñar las promociones de tal modo que les permita aumentar sus ventas pero sin riesgos de pérdidas o riesgo de descapitalizarse.

Los domicilios propios han sido una tendencia en los últimos meses en la mayoría de los restaurantes como parte de sus estrategias y medidas efectivas para reducir sus costos por este concepto. Sin embargo, aunque sea un costo mucho menor es igualmente indispensable administrar y controlar ese costo. En tiempos de confinamiento, el servicio a domicilio es vital para la generación de ingresos pero es importante asegurarse que ese costo en algunos casos de ventas no represente perdidas económicas para el negocio. En este sentido, algunas de las opciones o recomendaciones a tomar en cuenta son:

1.- Estimar el costo por domicilio y trasladarlo al costo de cada plato: los expertos en marketing recomiendan incluir el costo del domicilio en el precio del producto y ofrecer el domicilio gratuito en lugar de ofrecer un producto a menor precio pero con un costo adicional por domicilio. Ahora bien, esto puede funcionar muy bien para ciudades pequeñas pero en ciudades muy grandes, existen riesgos de pérdidas por largas distancias, tiempos de entrega o riesgos de establecer un precio muy alto, poco atractivo al incluir el costo del domicilio en el costo de cada producto.

2.- Delimitar las zonas de cobertura o distancia máxima para los domicilios: de acuerdo a la estimación de los costos asociados, distancias de recorrido y/o tiempos para entrega, el servicio de domicilio gratuito se puede delimitar a ciertas zonas, e incluso para zonas más alejadas se puede optar por ofrecer el servicio con un recargo por concepto de domicilio acorde con la distancia y/o tiempo de entrega.

3.- Establecer Montos Mínimos para la Venta: un domicilio por muy cerca que sea  el sitio de entrega, igual representa un costo para el negocio y lógicamente, ese costo por domicilio se va incrementando en la medida que aumenta la distancia o el tiempo para la entrega del pedido. Entonces, es conveniente y estratégico determinar el o los puntos de equilibrio entre el valor mínimo de la compra Vs. las distancias para la entrega. En este caso, también se pueden establecer montos mínimos de compra para los domicilios por zonas o distancias, asegurándose que esos montos mínimos de compra garanticen un servicio a domicilio sin pérdidas económicas para el negocio.

4.- Combinar las 2 opciones anteriores: consiga un equilibrio o balance entre el monto mínimo de compra por zona y el costo del recargo por domicilio de acuerdo a la distancia o zona de entrega. Aunque estimar esto puede resultar más difícil y complejo, de lograrlo puede derivar en una oferta mucho más atractiva, así el monto mínimo de la compra por zona puede ser menos exigente y el costo del recargo por domicilio también podría ser menor.

Otro aspecto a considerar y evaluar en tiempos del COVID en el sector gastronómico, son las ventas por día y/o turnos de trabajo Vs. los costos asociados a la jornada. En ocasiones, es preferible no operar en ciertos días o turnos de trabajo, cuyos costos operativos superan significativamente los niveles de venta. Para este tipo de decisiones es fundamental analizar detenidamente la estadística de ventas por día y/o por turno Vs. los costos asociados.

Tenga siempre presente que el objetivo es vender y generar ingresos pero no se trata de vender por vender, se trata de evitar mayores pérdidas, evitar descapitalizarse y garantizar la supervivencia del negocio hasta la reapertura y/o reactivación económica.

5) PREPARARSE CON ANTICIPACION PARA LA REAPERTURA:

Hasta ahora hemos hablado de la supervivencia del negocio porque ese el principal reto al que se enfrentan actualmente la gran mayoría de restaurantes, cafés, bares & pubs que aún siguen luchando día a día, pero no se puede perder de vista el próximo gran objetivo: lograr una rápida recuperación económica en el escenario de una reapertura del sector.

Prepararse para un escenario de reapertura del sector gastronómico, implica el desarrollo y ejecución efectiva de un plan de adecuación que incluya las siguientes actividades:

  • Definir y establecer los protocolos de bioseguridad en las diferentes etapas del proceso, con especial énfasis en aquellas actividades o pasos de proceso que representan mayores riesgos y/o posibles fuentes de contagio, tanto para los empleados como para los clientes.
  • Identificar claramente los insumos, materiales, equipos y/o recursos requeridos para la implementación adecuada de los protocolos de bioseguridad.
  • Crear un listado de proveedores y costos para los nuevos requerimientos. Seleccionar los proveedores y productos en función de la calidad, costos y tiempos de entrega.
  • Estimar los niveles máximos y mínimos de inventario para cada insumo o material requerido para la implementación de los protocolos de bioseguridad.
  • Estimar la nueva estructura de costos del negocio considerando los nuevos requerimientos por bioseguridad.
  • Definir y establecer un protocolo de bienvenida para los clientes.
  • Realizar simulaciones y/o pruebas con el personal sobre la nueva operación en un escenario de reapertura, identificar las oportunidades de mejora y realizar los ajustes necesarios en los protocolos, procedimientos y/o controles.
  • Establecer los procedimientos de trazabilidad, control y notificación a las autoridades en caso de un evento de posible riesgo de contagio en el establecimiento.
  • Capacitar a todo el personal sobre los protocolos y procedimientos de prevención y control establecidos para el escenario de reapertura.

Toda crisis también implica grandes oportunidades y esta crisis no es la excepción.  Los establecimientos o marcas que logren adecuar, rápidamente y de manera efectiva, el proceso, operaciones y experiencia del consumidor a la nueva realidad, tendrán mayor oportunidad de ganarse la confianza del consumidor, atrayendo incluso a ese “nuevo consumidor” que busca en principio, seguridad y protección durante sus estadías en restaurantes.

6) CONSTRUIR ALIANZAS:

La crisis está afectando a la gran mayoría de la población y comercio en general. Usted no está solo en esta lucha. Hay cientos de establecimientos en las mismas o peores circunstancias y con las mismas necesidades, eso significa que además la mayoría de los proveedores, gremios, organizaciones del sector también están severamente afectados por la situación. Entonces es un buen momento para construir alianzas con otros establecimientos, proveedores y/o gremios, aunar los esfuerzos, aprovechando los recursos, talento y/o experiencia de cada uno para avanzar a un menor costo. Por ejemplo, podría resultar mucho más económico  si una alianza entre 5-10 establecimientos contrata una empresa especialista para el desarrollo de los protocolos de bioseguridad o logra mejor precio o descuento por volumen para la compra de los insumos requeridos para la implementación de los nuevos protocolos. Igualmente, una alianza de este tipo también podría ser muy valiosa para el acercamiento con las autoridades locales para gestionar y agilizar el proceso de inspección y autorización de reapertura. “La unión hace la fuerza”.

No obstante, hay que tomar en cuenta que si bien es cierto que esta situación, sin precedentes, es tan grave que sería obvio o lógico pensar que todos los afectados o involucrados deberían abocarse a construir alianzas sobre la base de la fórmula: ganar-ganar, la realidad es que no siempre es así, pues aún existen  muchos individuos, organizaciones y/o empresas con escasa empatía que solo buscan su beneficio particular. Por ello, hay que estar muy atentos y tratar de conocer anticipadamente las expectativas, intereses y prioridades de esos potenciales aliados de manera de garantizar la construcción de alianzas saludables y beneficiosas para todos los involucrados, lo que permitirá lograr mejores resultados en menor tiempo y a un menor costo.

Si tienes otras ideas, recomendaciones o tips que pudieran ayudar al sector, por favor compártelas en los comentarios…. Hoy más que nunca, el sector gastronómico necesita del apoyo de todos.

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